Wat moeten we nou (1)?

Een miniserie over (de keuze voor) sociaal intranets, communities, apps en andere online ‘samenwerkingsplatforms’. Allemaal bedoeld om de communicatie tussen medewerkers van een (zorg)organisatie, cliënten en mantelzorgsters te versterken en tegelijkertijd te versoepelen. En daarvoor is het handig te weten  hoe ze werken en waarin ze zich onderscheiden. Embrace bijt het spits af.Omarm de sociale communicatie

Embrace social intranetOrganisaties die hulp nodig hebben bij het bedenken, bouwen en succesvol inzetten van een online community of social intranet, kunnen overwegen met Embrace om tafel te gaan. ‘Welbeschouwd is het de sociale laag van intranet. Wie het perse wil kan het als losse tool inzetten maar wij geloven daar niet zo in. Wij geloven juist in social als het geïntegreerd deel uitmaakt van de werkzaamheden van medewerkers”, legt consultant Hilda Boerma uit.

Al met al komt Embrace, als platform pas echt goed tot zijn recht als het wordt ingezet als online samenwerkomgeving én als basis voor een social intranet. Het heet een platform te zijn waar grootschalige interactie en samenwerking mogelijk is. Een omgeving ook waar kennis snel gemobiliseerd en gestructureerd (aangeboden) kan worden. Voordeel is bovendien dat er koppelingen tot stand gebracht kunnen worden met veelgebruikte software binnen de zorg. Software als Infoland, AFAS, Orion of SharePoint.En last but not least, het voorziet in directe, snelle en laagdrempelige communicatie tussen medewerkers onderling, externe relaties en partners.

7-trapsraket
Het platform wil organisaties wendbaarder maken door “professionals met elkaar en met de buitenwereld te verbinden en hen te bevrijden van de bureaucratie en hiërarchie van het oude organisatie-denken. Deze wendbaarheid stelt hen in staat om succesvol te zijn in een complexe en snel veranderende wereld,’ schrijft Martijn Weesjes, sociaal adviseur van Embrace in het gelijknamige boek. Hij gaat ook uitgebreid in op de procedure die zorgorganisaties doorlopen op weg naar een sociaal intranet. Bij Embrace zijn dat 7 stappen.

Zelfsturende teams ondersteunen
En dan de resultaten, want die tellen. Omring in Noord-Holland werkt sinds najaar 2013 met Embrace, evenals De Meent Groep en Bureau Jeugdzorg Stadregio Rotterdam. Bij andere zorginstellingen zoals Zorgbalans, Pantein, SHL-Groep is het social intranet nog under construction maar ze hebben allemaal dezelfde drijfveren. Ze willen hun huidige intranet (als dat er al was) vervangen maar in ieder geval nu eindelijk een eigentijds sociaal intranet. Een sterke drijfveer daarbij is de behoefte of noodzaak om de zelfsturende (thuiszorg) teams optimaal te ondersteunen.

Schermafbeelding 2014-06-22 om 18.00.065 wensen aan elkaar geknoopt
Omring bijvoorbeeld zocht een plek waar:

  • iedereen elkaar kan ontmoeten;
  • men informatie en ervaringen kan delen;
  • iedereen zijn verhaal kwijt kan;
  • men elkaar kan inspireren met mooie voorbeelden;
  • zelfsturende teams praktische zaken afstemmen;
  • men (vergader)ruimte boekt, foldermateriaal bestelt, protocollen download: een virtuele desk.

Al deze wensen tezamen hebben bij de Noordhollandse zorgorganisatie geleid tot Embrace.

Meenemen
Het bouwen van het sociaal intranet is 1 ding, zorgen dat het goed landt in de organisatie en vooral ook, dat het gebruikt wordt, is een tweede. Werk aan de winkel dus voor de afdelingen communicatie. Het is hun taak (en straks verdienste) om collega’s vanaf het prille begin bij de bouw van het sociale intranet te betrekken. Dat doe je door iedereen zoveel mogelijk mee te nemen, steeds opnieuw uitleg te geven, te inspireren en uit te dagen.
Op de site van de organisatie vind je overigens een heldere uitleg over hoe de bouw, de software (de extra laag dus) tot stand komt  en kan je gratis het Embrace book downloaden, met heldere uitleg over hoe een social intranet voor een zorginstelling van toegevoegde waarde kan zijn. Het bevat duidelijke stappen en is in heldere taal geschreven.

 

Advertenties