Social intranet in de cloud

Viadesk is een intuïtief en toegankelijk samenwerkplatform. Een social intranet in de cloud. Met de bijbehorende app heb je het letterlijk altijd bij de hand. 

In dit blog vertelt Loes Senssen niet over (de keuze voor) sociaal intranets, communities, apps en online ‘samenwerkingsplatforms’  wel legt ze uit hoe deze nieuwe manier van werken is ingevoerd binnen de GGD Zuid Limburg.

Een nieuw sociaal intranet voor de GGD Zuid Limburg

intranet_blog1Alles was tot in de puntjes voorbereid. Op 15 januari lanceerden wij het nieuwe sociaal intranet. Nou ja, lanceren… We gebruiken Viadesk al langer om er in groepen samen te werken aan projecten. Maar vanaf dat moment kregen alle 500 medewerkers van de GGD Zuid Limburg toegang tot deze cloudomgeving. Het vorige intranet was technisch sterk verouderd en kon niet meer meegroeien met de veranderingen in onze organisatie.

Hoe kom ik nu bij Google?
Met een instructiefilmpje op het YouTubekanaal van de GGD, een quick reference card in ieders postvakje en een speciaal telefoonnummer voor vragen, verwachtten we een soepele overgang van het oude intranet naar het nieuwe. Samen met het projectteam was ik op alle vragen van medewerkers voorbereid. Maar deze had ik echt niet zien aankomen: ‘Ik zit op het nieuwe intranet, maar hoe kom ik nu bij Google?’

Deze vraag laat zien dat het geen gemakkelijke opdracht is om een nieuwe manier van werken in te voeren in een organisatie waar digitaal werken nog lang niet vanzelfsprekend is. Regelmatig contact met de eindgebruikers over de gemaakte keuzes is nodig om kritisch te blijven. Hoe logisch de opbouw van een pagina ook lijkt, je moet weten hoe de gebruiker het ervaart. Aan de andere kant moet je niet altijd meegaan in hun wensen. Dat is vaak te lezen in de succesverhalen die pleiten voor een sterke betrokkenheid van gebruikers bij het maken van inrichting keuzes. Nieuw en anders betekenen ook gewoon dat mensen moeten wennen en vooral veel moeten oefenen.

Meerdere routes mogelijk
Het vinden van relevante informatie in zo’n nieuwe intranetomgeving is in het begin lastig. Bovendien heeft iedereen zo zijn eigen voorkeuren en werkwijzen. Informatie vinden op het oude intranet kon maar op 1 manier: via een menustructuur, ingedeeld naar afdeling. Als je wist bij welke afdeling je vraag thuishoorde, kwam je vanzelf bij de juiste informatie terecht.

De kracht van het nieuwe intranet zit juist in het vinden van informatie, los van een ‘logische’ structuur. Er is wel een navigatiestructuur, maar waarom zou je je eerst moeten afvragen waar de informatie staat? Het intranet moet verschillende routes bieden naar de informatie en aansluiten bij ieders persoonlijke voorkeur. De een werkt graag met een zoekfunctie, de ander maakt liever gebruik van trefwoorden of kiest uit een toptakenlijst op de startpagina.

intranet_blog2Van 1 op 1 communicatie naar ‘social’
Op het nieuwe intranet kunnen medewerkers nu ook direct reageren op de aangeboden content van de ondersteunende diensten. En toch gebeurt dat nog niet. Zeven maanden na de introductie van het intranet worden vragen nog steeds via e-mail of telefonisch gesteld. In de eerste plaats uit gewoonte of onwetendheid. Maar als ik vertel dat je direct een reactie kunt plaatsen bij de informatie en dat op die manier meer mensen hun voordeel kunnen doen met het antwoord op een geplaatste vraag, merk ik dat velen nog wat huiverig zijn voor deze open manier van communiceren.

Transparant communiceren en samenwerken
In lijn met de visie visie op dienstverlening van de overheid hecht de GGD Zuid Limburg aan transparantie. Als we transparant willen zijn voor burgers en andere organisaties, moet eerst de interne organisatie ‘doorzichtig’ zijn. Onze nieuwe samenwerkingsomgeving biedt daarvoor de mogelijkheden. Maar met een intranet alleen kom je er niet. In de meer dan 100 andere groepen wordt samengewerkt aan de basis van de primaire dienstverlening. Daar proberen we een verandering in gedrag te realiseren door een open en toegankelijke manier van communiceren en samenwerken te stimuleren. Het zijn kleine stappen, op weg naar een betere externe dienstverlening.

Over de auteur
Loes Senssen vervult verschillende rollen op het gebied van communicatie, informatiemanagement en digitaal werken binnen de GGD Zuid Limburg. Meer weten over het intranet en digitaal samenwerken bij de GGD Zuid Limburg? Stuur een mail naar loes.senssen@ggdzl.nl of skype nl.linkedin.com/in/loessenssen/

Over Viadesk
Viadesk werd in 1999 opgericht en groeide sindsdien uit tot een volwaardig social intranet. Via het platform werken collega’s eenvoudig en veilig met elkaar samen door op een centrale plek documenten te delen, te discussiëren, te netwerken en aan projecten te werken. Viadesk dient zo’n 125.000 gebruikers in de profit- als non-profit sector en heeft ook een vestiging in Keulen Andere klanten zijn onder andere ABN Amro, Schiphol Group, Nederlandse Aardolie Maatschappij (NAM), KNMP, Ministerie van Veiligheid en Justitie en VNG. De Viadesk app werd onlangs uitgeroepen tot een van de beste zakelijke iOS-apps voor samenwerking en projectplanning door de experts van de iCulture. 

 

 

Advertenties